CÓMO SE ELABORA UN OFICIO

EL OFICIO

DEFINICIÓN

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter oficial, protocolar, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.

Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes de áreas: pero, esto conlleva a asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía.

El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o
también para llevar a cabo gestiones,    invitación, felicitación, colaboración, agradecimiento, etc. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: Ministerios, Embajadas, Municipios,  Colegios Profesionales, Sindicatos, Empresas, etc.

Es imprescindible su uso para las comunicaciones entre entidades públicas y particulares  ya que permite un enlace externo horizontal, es decir, de institución a institución. El oficio no pude ser usado a nivel de persona natural. Los oficios son expedidos, y por lo tanto firmados, por personas que poseen cargo jerárquico o que son miembros de una directiva.

ÁREA DE DIFUSIÓN

El oficio se difunde en dos niveles:

-       Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y

-       Nivel Interno, dentro de ella.

TIPOS DE OFICIO

Oficio Simple o Directo:

Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

Oficio Múltiple:

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto, va dirigido a distintos y varios destinatarios.

El texto de este tipo de documento está basado en emitir órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante, es importante recordar que:

1. El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.

2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de documento.

ESTRUCTURA

1.     Lugar y fecha. Indica el lugar y fecha (día, mes y año) en que se envía en documento. Se escribe en la parte superior derecha del papel.

2.     Numeración

Se ubica en la parte superior izquierda, después del lugar y fecha. Contiene  la palabra OFICIO, el número de oficio, año y   siglas   de la entidad, dependencia u oficina de remite el documento; va subrayada, en negritas y con mayúsculas.

Ejemplo:

OFICIO No. 004-12-UCV-FT                  

        3. Destinatario. Comprende:

-  Tratamiento (Señor, Señora o Señorita, con mayúscula inicial), seguido de dos puntos, el grado académico y el nombre completo del destinatario, con mayúsculas.

-  Posición o cargo que ostenta el destinatario, con mayúscula la letra inicial de cada palabra y la Razón Social.

- Nombre del  destino: Es el nombre de la ciudad a la que dirigimos el oficio.  Si el documento circula en el mismo lugar de donde enviamos, entonces escribimos la palabra Presente o Ciudad.  Esta palabra va subrayada.

Ejemplos:

Señorita             : CPC  MARÍA ARMAS ZAVALETA

                              Directora General  Universidad César Vallejo 

Presente

_____________________________________________________________________________________

Señorita:

CPC MARÍA ARMAS ZAVALETA

Directora General Universidad César Vallejo

Tarapoto

4.     Asunto

Se escribe con mayúscula la letra inicial de la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos, luego se escribe con el menor número de palabras el contenido exacto del  objeto del oficio, de tal manera que no sea necesario leer todo el documento para saber de qué  trata.  Se escribe en tercera persona.

ASUNTO    : Autoriza Prácticas Profesionales en Áreas Administrativas

5.     Referencia

Se usa, sólo cuando se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

REFERENCIA        : OFICIO N° 004-2012-UCV-FT

6.     Cuerpo o texto

Constituye la parte vital del oficio, en la que se expone la materia o motivo que da lugar al  documento, en forma clara, precisa y muy breve. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

Tengo a bien comunicarle....

Me es muy grato comunicarle...

Tengo el honor de dirigirme...

Tengo el agrado de dirigirme…

7.     Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también,
expresiones conocidas como:

“Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal”.

“Me valgo de la ocasión para renovarle  los sentimientos de mi especial consideración”

“Es ocasión propicia para renovarle”, etc.

               Termina con la palabra  Atentamente,

         8.     Firma y post firma

Firma                      : Se escribe la rúbrica a mano:

Post  firma             : Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que lo distingue, más el sello     respectivo.

9.     Iniciales 

      Las  iniciales del remitente con letras mayúsculas y las de la secretaria con minúsculas.

MMG/jht

               10.     Anexos

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

               11.     Distribución Se usa en los oficios múltiples; porque aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirgido el oficio.

Con copia:

-Director  Regional de Educación.

-Director  de Unidad de Gestión Educativa Local.

ELEMENTOS  FORMALES:

- Membrete: Nombre de la institución. (obligatorio únicamente en los casos de circulación externa)

- Nomenclatura  del año (obligatorio únicamente en los casos de circulación externa)

-Nomenclatura  del año (obligatorio únicamente en los casos de circulación externa)