CÓMO SE ELABORA UNA CARTA

LA CARTA

Puede definirse como un medio que sirve para entablar comunicación entre dos personas, empresas comerciales públicas o privadas.

CLASIFICACIÓN

1.     PRIVADAS: Son las que dirigimos a nuestros familiares y amigos.  Se caracteriza por su tono confidencial e íntimo.

2.     ERUDITAS: Son las que se escriben con fines especialmente literarios, por lo general entre personalidades representativas de las artes, la política, la filosofía, etc.

3.     OFICIALES: Son aquellos que se relacionan  con asuntos propios de los organismos estatales.

4.     COMERCIALES: Son las que se refieren a asuntos de negocios, compras, ventas, transacciones comerciales generales.

5.     SOCIALES: Son las que se envían cumpliendo ciertas normas que establece  la sociedad.

ESTRUCTURA DE LA CARTA

1. Lugar y Fecha

Indica el lugar y fecha (día, mes y año) en que se envía el documento. Se escribe en la parte superior izquierda del papel.

2. El destinatario

-  Tratamiento (Señor, Señora o Señorita, con mayúscula inicial), seguido de dos puntos, el grado académico y el nombre completo del destinatario con mayúsculas.

-  Posición o cargo que ostenta el destinatario, con mayúscula la letra inicial de cada palabra, y  Razón social.

- Nombre del destino: Es el nombre de la ciudad a la que dirigimos la carta.  Si el documento circula en el mismo lugar de donde enviamos, entonces escribimos la palabra Presente o Ciudad.  Esta palabra va subrayada.

Ejemplos:

Señor:                                                                    Señora:
ING. LUIS FERNANDO PONCE                          MARÍA JOSÉ HERNÁNDEZ FUENTES
Gerente General  de IBM                                    Guatemala

Presente  

3.    El vocativo

En las cartas comerciales  el vocativo es  uno de los componentes primordiales, ya que es el inicio de la carta, a tal efecto, se han estandarizado una serie de fórmulas y expresiones típicas de saludo.  Las que más se emplean:

-          Estimad @ señor @ (Licenciad @, ingeniero, arquitecto):

-           Estimados señores:

-           Distinguido señor:

4.    Exposición, Cuerpo o Desarrollo

El cuerpo de la carta es la exposición lógica  y ordenada del contenido de la misma.

 5.     La despedida o cierre

El escrito finaliza siempre con una fórmula cortés al saludo, tales como:

- En Espera de sus noticias...
- Esperamos que....
- Con mi agradecimiento anticipado...
- Disculpen las molestias ocasionadas...
- Gracias por la deferencia... la presente
- Muchas gracias por...
- Le agradezco su fineza...
- Le agradeceré la atención a la PRESENTE...
- Agradezco su...

6. Firma y post firma

Firma                      : Se escribe la rúbrica a mano:
Post  firma             : Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el                                           documento, y a su vez el cargo que lo distingue, más el sello                              respectivo.

ELEMENTOS  FORMALES  DE  LA  CARTA:

1.     MEMBRETE: Incluye el nombre de la casa comercial, su dirección  y la ciudad de origen. Su uso es permanente cuando la carta se envía desde una empresa y no de un particular.

2.     NOMENCLATURA DEL AÑO

3.     NUMERACIÓN: Se anota en orden correlativo, de acuerdo con la cantidad de cartas que envíe la empresa. Su uso es optativo pero es importante para saber el número de cartas que ha escrito la empresa.

4.     ASUNTO: Señala  un resumen del contenido de la carta.  Se escribe con mayúscula la letra inicial de la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos, luego se escribe con el menor número de palabras el contenido exacto del  objeto del oficio, de tal manera que no sea necesario leer todo el documento para saber de qué  trata.  Se escribe en tercera persona.  Cada vez tiene más uso por cuanto el destinatario sabe de inmediato de qué trata la carta.

5.     INICIALES DE RESPONSABILIDAD: Al lado izquierdo, indica las iniciales del nombre de la persona que  firma la carta con letras mayúsculas y al lado derecho, el nombre del dactilógrafo con letras minúsculas.

6.     INCLUSO: También suele usarse  como anexo  o  adjunto que  acompaña a la carta. Se usa sólo cuando haya un documento que se incluye. Ej. : folletos, formularios.

7.     POST SCRIPTUM: Reemplaza al post data, que significa DESPUÉS DE LA FECHA y que antiguamente se colocaba P.D.   Hoy se ha modificado por P.S. que significa DESPÚES DE LO ESCRITO. Se usa para resaltar alguna idea que estaba en el mensaje o anotar algo que no se mencionó en el texto.